Arbetsgivarepolicys


Författare: Tom Johansson, Advokat - Hamilton advokatfirma
Publicerad: 2018-10-22
Ämne: Nyheter, Arbetsrätt, Arbetsrätt och Arbetsmiljö

Advokat Tom Johansson frågar sig i denna krönika vilka rättsliga verkningar policys av olika slag har. Är anställda skyldiga att följa arbetsgivarens policys och i så fall vad händer om policys åsidosätts? I flera fall finns lagstiftning och kollektivavtal som ibland säger något annat än en policy, vad gäller då?

Bakgrund

Diskrimineringslagen anger, att en arbetsgivare ska ha riktlinjer och rutiner för sin verksamhet i syfte att förhindra trakasserier, sexuella trakasserier och repressalier av olika slag. Arbetsgivaren har också enligt lagen en skyldighet att följa upp och utvärdera dessa riktlinjer och rutiner (3 kap 6 § diskrimineringslagen (2008:567)).

I Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete anges att det ska finnas en arbetsmiljöpolicy som beskriver hur arbetsförhållandena i arbetsgivarens verksamhet ska vara för att ohälsa och olycksfall i arbetet ska förebyggas och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås.

Förutom dessa författningsstadgade krav på att det ska finnas policys i verksamheten utfärdar arbetsgivare idag ofta egna policys i skilda ämnen. Således är det inte ovanligt att arbetsgivare exempelvis har utfärdat alkohol- och drogpolicys, IT-policys, policys om hantering av personuppgifter, om kränkande särbehandling, om visselblåsare, om sekretess i verksamheten, om hantering av reseräkningar och om olika förmåner såsom friskvård, ledigheter, förmånsbil, mobiltelefon, semester etc.

Den rättsliga bakgrunden

Sedan länge gäller att det är arbetsgivaren som äger rätt att ensidigt besluta om arbetstagarens arbete och skyldigheter gällande detta. Således är det arbetsgivaren som principiellt bestämmer vilka arbetsuppgifter som ska utföras, när de ska utföras och var det ska ske. Den s.k. arbetsledningsrätten tillkommer arbetsgivaren.

Arbetsgivaren kan i många fall också besluta om förmåner av olika slag och även att det ska ske förändringar av tidigare beslutade förmåner.

Med sin arbetsledningsrätt som grund har arbetsgivare sedan länge utfärdat generella instruktioner i skilda frågor. Förr talade man om att arbetsgivaren utfärdade ett reglemente, som ofta innehöll ordningsföreskrifter gällande arbetet. Nu har som angetts det blivit vanligt med policys i diverse olika ämnen. Den rättsliga grunden för arbetsgivarens policys är då den arbetsgivaren tillkommande arbetsledningsrätten.

Arbetsgivarens arbetsledningsrätt kan dock inte utövas oinskränkt. Den rättsliga principen gäller att arbetsgivaren inte får utöva sin rätt ”i strid mot lag och goda seder” (på arbetsmarknaden). Förutom den situationen att ett arbetsledningsbeslut strider mot bestämmelser i lag (eller kollektivavtal) är dock utrymmet för att kunna angripa beslutet begränsat. Det måste då vara fråga om fall där arbetsledningen begagnats i ett syfte som kan sägas vara rättsstridigt eller verkligen strida mot allmän moral.

Den fråga som fått aktualitet under senare år är vilka begränsningar som kan finnas i arbetsledningsrätten och arbetsgivarens möjlighet att upprätta policys där dessa eller dess tillämpning kan komma att inkräkta på den anställdas personliga integritet. Vad gäller för sådana fall?

Arbetsmiljöpolicy

Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete innehåller som sagts krav på att det ska finnas en arbetsmiljöpolicy som beskriver hur arbetsförhållandena i arbetsgivarens verksamhet ska vara (AFS 2001:1). Arbetsgivaren ska i policyn beskriva viljeinriktning, mål och medel för arbetet, fördelning av arbetsuppgifter, befogenheter och resurser. I anslutning till denna reglering anges också i föreskrifterna att det ska finnas rutiner som beskriver hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska gå till. Policyn och rutinerna ska enligt föreskrifterna dokumenteras skriftligt om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten.

De risker som finns i verksamheten är en viktig utgångspunkt enligt föreskrifterna när arbetsmiljöpolicyn ska formuleras. Det är vidare enligt föreskrifterna viktigt att policyn är så konkret att den kan följas upp. Den kan till exempel vara inriktad på konkreta åtgärder för att förebygga olycksfall och för att få variation i arbetet. Åtgärder som inte genomförs omedelbart ska föras in i en skriftlig handlingsplan. En sådan handlingsplan kan för övrigt tjäna som arbetsmiljöpolicy i mindre företag som inte är tvingade att upprätta en policy.

En arbetsmiljöpolicy ska enligt föreskrifterna kompletteras med bestämmelser om uppgiftsfördelning, d.v.s. hur uppgifterna i verksamheten ska fördelas mellan chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare så att risker i arbetet kan förebyggas och att en tillfredsställande arbetsmiljö kan uppnås. Dessa bestämmelser kompletterades 2003 (AFS 2003:4).

En viktig företeelse som ska motverkas i arbetslivet är s.k. kränkande särbehandling. En arbetsgivare är skyldig enligt föreskrifterna att ha rutiner för hur sådana ska hanteras. Dessa rutiner ska göras kända för alla arbetstagare (AFS 2015:4).

En arbetsmiljöpolicy kan förvisso strida mot lag, kanske främst genom att den helt enkelt inte finns eller att den inte lever upp till föreskrifterna. Det kan då bli en uppgift för tillsynsmyndigheten (Arbetsmiljöverket) att ingripa. Integritetsfrågor kan givetvis tänkas uppkomma beroende på hur policyn är utformad och hur den tillämpas, men en sådan situation torde vara ovanlig...ladda ner fortsättningen här.

Artikeln är ursprungligen publicerad i Karnov Nyheter 2018-10-15.


Vill du läsa hela artikeln kan du ladda ner den här.

Kommentera